Mis amigos “NO” e “IMPREVISTOS”

Hacia una gestión eficaz del tiempo.

Por todos es conocida la expresión que afirma que “el tiempo es oro”. Quizá por ser tan valioso Max Weber sentenció que “El más grave de los pecados es el desaprovechamiento del tiempo”. El tiempo es un recurso intangible pero cuantificable, limitado e indispensable, equitativo e insustituible. Vivimos sobrecargados de trabajo y de compromisos, estresados y siempre pendientes del reloj. A pesar de las 24 horas que tiene el día a menudo nos refugiamos en “la falta de tiempo”.

Mucho se ha hablado y escrito sobre la gestión eficaz del tiempo. Pero son muchos los llamados “ladrones del tiempo” que siguen dificultando tal objetivo. Los más comunes son: confundir las prioridades, no planificar y tender a improvisar, indefinición de objetivos, reuniones interminables e inútiles, numerosas interrupciones, dilación de las tareas, falta o mala delegación, excesivas conversaciones telefónicas, mal uso del correo electrónico y las redes sociales o deficiencias en los sistemas de archivo. Baste como ejemplo que se estima que dedicamos más de 175 horas al año buscando información que no recordamos dónde la guardamos.

Cada situación deberá ser analizada de forma individual. No existen soluciones válidas para todos y cada uno de los casos. No obstante, para mí hay dos aspectos fundamentales que trabajados adecuadamente nos ayudarán a mejorar la gestión de ese preciado bien.

1. Hay que saber decir que NO.

¿Cuántas veces hemos dicho sí, queriendo decir que no? Las causas suelen ser la timidez, la falta de habilidades sociales, el miedo a defraudar o la falta de seguridad en uno mismo. Hay cosas a las que tenemos que renunciar y aceptar nuestras limitaciones. Si trasladamos la ley de Pareto o ley del 80/20 a la gestión del tiempo obtenemos que el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y el 80 % del tiempo produce sólo el 20% de los resultados. Por lo tanto debemos de centrarnos en ese 20% de las tareas que nos aportarán el 80% de los resultados.

Para ello hay que saber identificar aquello que es importante, aquello que aporte valor o sea esencial para cumplir los objetivos. Hemos de ser capaces de eliminar tareas que nos exigen mucho tiempo porque realmente no están dentro de nuestras mejores habilidades y seguramente tampoco van a resultarnos rentables. Nuestro “no” ha de ir acompañado de un motivo (dar una razón sin demasiadas explicaciones) y si es posible sugeriremos otra persona que pueda realizar el encargo. No debemos dar largas, contestar lo antes posible. Sin miedo a lo que puedan pensar.

De suma utilidad para saber priorizar y decir NO a ciertas cosas es la conocida Matriz de Covey (autor de “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas”).

Herramienta que tiene su desarrollo práctico en esta otra matriz.

2. Hay que prever los imprevistos.

No falla. Cuando nos encontramos a tope de trabajo, con varios proyectos encima de la mesa y varias tareas pendientes, es el momento propicio para que aparezcan los imprevistos que nos obligan a modificar nuestros planes (Ley de Murphy). Siempre van a surgir imprevistos y por eso deben tener su espacio reservado en la agenda. A mi personalmente me funciona no planificar más del 70%-80% de la jornada, dejando entre un 20-30% para imprevistos.

Es recomendable a demás clasificar los imprevistos según criterios preestablecidos. Por ejemplo si la prioridad de tu negocio son los clientes, atenderemos en primer lugar los imprevistos que puedan afectarles. Por eso debes analizar la naturaleza de los imprevistos ya que la mayoría no son urgentes. Aprende a delegar aquellos que siendo urgentes no son importantes. Según las características de cada organización puede ser recomendable contar con colaboradores externos que nos ayuden en momentos puntuales (por ejemplo épocas del año con mayor afluencia de pedidos) o incluso tener una persona que sea la responsable de atender los imprevistos. Y dentro de lo posible prevé los imprevistos y ten soluciones preparadas para todos los riesgos identificados (el famoso plan B). A veces no resulta tan complicado saber que algo va a pasar y entonces estar ya preparado. La verdad es que el paso de loa años desarrolla ese instinto que te mantiene atento y con capacidad de respuesta.

Y no olvides que “un hoy vale por dos mañanas” (Benjamin Franklin).

Este post recoge el contenido de un artículo que se publicó en la sección "Liderazgo" del periódico SEGRE el domingo 16 de agosto de 2015.